Alla som driver en gymverksamhet vill bli framgångsrika. Den ekonomiska risktagning och den allmänna press som en verksamhetsansvarig utsätts för skall i slutändan belönas med framgång.
Det gäller att skapa den optimala organisationen och att alla som kostar pengar rannsakas för att se om de verkligen har uppgifter som antingen genererar intäkter eller ser till att kostnaderna minskar. Det är lätt att säga men svårt att förverkliga.
Vilken nivå har din personalstyrka
Viktigt att även konstatera – utan en engagerad, skicklig och tillmötesgående personalstyrka kan ingen nå full framgång, ”you have to surround yourself with talent”. Trots detta lägger de flesta gymägare mer engagemang på att investera i en massa träningsutrustning istället för att göra sin personal till fullblodade proffs.
Så fort du börjar analysera organisationen börjar frågor dyka upp som; har vi den optimala bemanningen, är våra arbetsbeskrivningar rätt utformade, är anställningsavtal korrekta och följer branschens normer, behöver jag finslipa den tilltänkta lönepolicyn, hur skall jag få ett utvecklingssamtal att fungera optimalt, vad är mest effektivt för att få personalen än mer motiverad och på så sätt bidra till vår ekonomiska utveckling, kan vi börja arbeta med ”gratis arbetskraft” i form av coacher och värdar, vem skall utbilda alla så att kompetensen är på topp?
Det är tufft att driva ett gym
När ditt gym är etablerat är det helt orealistiskt att endast ett fåtal personer ska kunna utföra alla arbetsuppgifter som krävs för att driva en modern gymverksamhet med okey service. Uppgifter som behöver göras inkluderar bland annat:
- Se till att uppdatera och dokumentera företagets vision, affärside och olika kundlöften.
- Sätta organisationen, lägga arbetsschema, ta fram en väl genomtänkt lönepolicy och skapa en personalhandbok.
- Personalen ska skolas in, utbildas och fortbildas – vem gör allt detta?
- Göra budget och följa ekonomiskt utfall, säkerställa nyckeltal, betala fakturor, driva in intäkter, löner, bokföring.
- Ansvara för inköp av utrustning och andra produkter.
- Någon måste vara övergripande koordinator av utbudet inom gymträning, PT, Yoga, viktminskning och annat som ni väljer att satsa på. Här gäller det att ha koll på framtidstrenderna i branschen,
- Ta fram kampanjer och ansvara för genomförandet av en årlig marknadsföringsplan, ansvara för gymmets internetnärvaro.
- Några ska ha kunskap inom att paketera, prissätta och sälja medlemskap mot privatpersoner, friskvårdspaket till företag och Personlig Träning?
- Bestäm vem som jobbar med retention dvs. allt som får medlemmarna att stanna kvar längre som aktivt betalande medlem. Här ingår olika former av kommunikation, inskolningsprogram, medlemsaktiviteter, hantera klagomål, kontakta risk-kunder som tappat sin träningsflit, hantera och vända alla uppsägningar mm.
- Vem tar ansvaret för teamet av gyminstruktörer som ska instruera, motivera och följa medlemmarnas utveckling?
- Ha kontakt med myndigheter, se till att anläggningarna fungerar rent tekniskt, ansvara och förhandla om alla avtal (med leverantörer, hyresvärd, banker, delägare mm), ansvara för datasystem och teknik.
Det krävs aktiva insatser för att organisationen ska fungera optimalt
Problem i organisationen kommer troligtvis att uppstå – kanske är det ny eller oerfaren personal som inte utför sina sysslor enligt önskemål. Ibland är det personalens fel men allt som oftast ligger felet i att gymmet följer inga system, har inte tagit fram de verktyg som behövs och framförallt inte satsat på tillräckligt mycket utbildning inom berört ämne.
En grundförutsättning för att driva det optimala gymmet är att alltid jobba efter system. Om du kommer till McDonalds eftersom du är sugen på en BigMac går du alltid igenom ett system för att de på bästa sätt skall leverera din önskade måltid. Oavsett vem som jobbar är det alltid samma system för hur du välkomnas, din order registreras, de tar betalt, hur hamburgaren produceras, den paketeras enligt ett bestämt sätt och levereras sedan till dig. Allt är sammansatt i olika ”steg för steg” processer.
Allting kan alltid bli bättre
Ta en djup titt på alla sysslor som ska utföras och ställ sedan frågan – har vi rätt person på rätt plats? Nästa steg är att fokusera på att lyfta de verktyg och system som finns – för kom ihåg, allting kan alltid bli bättre.
