Skapa en effektiv möteskultur

På varje arbetsplats pågår det oftast väldigt många möten – så även ute på gymmen. Men hur givande är de egentligen? Lyssnar deltagarna och vad kommer de ihåg efter mötet?

Ett bra möte börjar alltid med att någon professionell håller i mötet. Utan en stark person som tydligt ”pekar med hela handen” blir det lätt bara en mysig stund för att dricka kaffe och prata lite strunt. Undvik detta till det yttersta – se till att du alltid har något vettigt att komma med och ge ett starkt intryck på åhörarna.

Vad är målet med ditt möte?

Olika möten har krav på olika mål och slutresultat. Är mötet till för att lösa konflikter, bara ge ut information, hjälpa deltagarna att förstå något, motivera dem till att nå bättre resultat eller för att hitta nya infallsvinklar på ett vanligt förekommande problem? 

Oavsett mål ska det tilltänkta slutresultatet löpa som en röd tråd genom hela mötet. Viktigt att poängtera är att förväntningarna kopplade till mötet – kan bland deltagarna vara helt annorlunda än dina egna. Därför måste mötets anledning tidigt förankras bland samtliga deltagare – se till att ni alla har samma förväntningar på slutresultatet.

En dåligt förberedd presentatör sänder ett budskap till deltagarna – “ni är ändå inte så viktiga, så jag tog mig inte speciellt mycket tid att förbereda mig”. Redan där är mötets effekt minimerad. 

Därför måste du alltid samla på dig en massa fakta. Tänk på att du kan aldrig ha för mycket fakta, ju djupare du grävt inom det aktuella området desto bättre respekt får du av deltagarna. 

Börja med att ställa några viktiga frågor till dig själv – ”vad vill jag att detta möte ska leda till, vem sitter med på mötet och vad vet de redan om det aktuella ämnet”? 

När du faktasamlar så skilj på ”måste-veta-fakta” och ”bra-att-veta-fakta”. Viss fakta kan vara intressant för deltagarna att ta del av men det är inte avgörande för syftet med mötet – då ska denna information användas sparsamt. 

Ibland kan det också vara strategiskt att spara viss fakta till slutet av mötet då det är dags för att svara på frågor och bemöta invändningar. Genom att du snabbt tar fram delvis nya och tydliga argument – som förstärker ditt budskap och bemöter eventuell kritik – inger du än mer respekt bland åhörarna.

Hitta rätt struktur på ditt möte

När det gäller att forma strukturen får ditt möte finns det en del vägar att gå:

  • Kronologisk – här presenterar du händelser i den ordning de inträffade.
  • Berättande – ta deltagarna på en resa där du exempelvis beskriver den resa som kunden har framför sig för att få de resultat de eftersträvar.
  • Problem och lösning – här beskriver du olika problem, vad de leder till och vilka lösningar som du tror på.
  • Fakta kopplat till ett specifikt ämne – du har ett huvudtema som du delar upp i mindre ämnesdelar.

Undvik ”information overload” och satsa på att fokusera på tre till fem viktiga punkter som du vill förmedla. Under varje huvudpunkt kan du placerar några underpunkter. Långa möten – med en massa punkter att gå igenom – blir ofta inte effektiva.

Disponera tiden rätt

Ett bra möte måste ha en stark avslutning som sammanfattar och ger rekommendationerna till vidare agerande. Det är tyvärr här de flesta möten går fel. Personen som håller i mötet tappar sin struktur och disponerar inte tiden rätt. Tiden tar slut, ingen bra summering görs och deltagarna lämnar mötet utan att konkret veta vad de ska göra med all den fakta som kom fram. 

Detta är extremt vanligt förekommande så undvik detta scenario till det yttersta. Istället var tydlig med hur mycket tid som är disponerad till introduktion, leverans av huvudbudskap, bemötande av frågor och invändning samt summering och tillhörande framtida action.

Slutligenge din presentation en flygande start som tidigt väcker nyfikenhet. Kom ihåg att en presentations viktigaste meningar är den första och den sista. De är de som flest minns. Ägna därför mycket tid på att utforma dess innehåll. Ett bra tips är att exempelvis starta med ett citat eller en fråga som väcker uppmärksamhet. Sluta sen med en uppmaning som väcker känslor och vilja att ta tag i åtgärder.